Eine Reinigungsrechnung prüfen Sie in vier Schritten: Pflichtangaben kontrollieren, die abgerechnete Leistung mit dem Leistungsverzeichnis abgleichen, Sonderpositionen einzeln hinterfragen und den Stundensatz auf Plausibilität rechnen. Nach Erfahrung der Redaktion sind viele Abweichungen keine Absicht. Sie entstehen durch Zusatzleistungen, die niemand schriftlich festgehalten hat. Wer die Rechnung jeden Monat in fester Reihenfolge durchgeht, findet sie in wenigen Minuten. Dieser Ratgeber zeigt die Positionen, die zählen, und ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten. Zu Steuer und Vertragsrecht gibt er eine allgemeine Einordnung, keine Beratung.
Was muss auf einer Reinigungsrechnung stehen?
Der erste Blick gilt der Form. Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung unter anderem enthalten: Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt etwas davon, können Sie eine berichtigte Rechnung anfordern.
Für den eigenen Blick lohnt eine zweite Ebene: Stimmen Objekt, Zeitraum und Vertragsnummer mit Ihrem Vertrag überein? Wer mehrere Objekte betreut, sieht hier am schnellsten, ob eine Rechnung für die falsche Adresse ausgestellt wurde.
Welche Positionen kommen üblicherweise vor?
Je nach Vertragsform sieht die Rechnung anders aus. Bei der Unterhaltsreinigung ist ein monatlicher Pauschalpreis üblich, dazu kommen Positionen, die nicht im Grundpreis stecken. Die folgende Übersicht zeigt, was Sie je Position fragen sollten.
| Position | Typische Form | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Grundleistung | Monatspauschale oder Stundenabrechnung | Entspricht sie dem vereinbarten Turnus und der Zahl der Einsätze? |
| Glasreinigung | Je Termin oder je Fensterseite | Wurde sie beauftragt, und wie oft fand sie statt? |
| Grundreinigung der Böden | Einzelposition, oft nur wenige Male im Jahr | Ist sie im Monatspreis enthalten oder separat vereinbart? |
| Verbrauchsmaterial | Nach Verbrauch laut Preisliste | Gibt es eine Preisliste, und stimmen die Mengen? |
| Sonderleistungen | Stundenlohnarbeit oder Pauschale | Wer hat sie angefordert, und gibt es einen Nachweis? |
| Anfahrt und Zuschläge | Pauschale oder Prozentzuschlag | Sind sie im Vertrag vorgesehen? |
Mehr dazu, wo sich Zusatzpositionen verstecken, steht im Ratgeber Reinigungsangebote vergleichen. Dort geht es um die Phase vor der Unterschrift, hier um die laufende Abrechnung danach.
Wie gleichen Sie die Rechnung mit dem Leistungsverzeichnis ab?
Das Leistungsverzeichnis ist Ihr Maßstab. Es nennt Räume, Tätigkeiten und Frequenzen, und alles, was auf der Rechnung steht, sollte sich dort wiederfinden. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
- Einsätze zählen. Vereinbart waren drei Einsätze pro Woche, abgerechnet sind 14 im Monat? Dann prüfen Sie, ob Feiertage oder Ausfälle berücksichtigt wurden.
- Zeit je Einsatz abgleichen. Bei Stundenabrechnung sollten die berechneten Stunden zur vereinbarten Einsatzdauer passen. Ein Stundennachweis mit Datum und Uhrzeit macht das überprüfbar.
- Leistungen vergleichen. Taucht eine Tätigkeit auf, die im Verzeichnis fehlt, ist sie entweder eine Zusatzleistung oder ein Irrtum.
- Ausfälle gegenrechnen. Wurde ein Einsatz nicht erbracht, darf er nicht berechnet werden, oder die Firma holt ihn nach.
Ein Beispiel mit angenommenen Werten, die nicht für jeden Vertrag gelten: Vereinbart sind drei Einsätze pro Woche mit je zwei Stunden. Im Monat entspricht das 3 × 2 × 4,33 = rund 26 Stunden (4,33 Wochen je Monat, wie im Ratgeber zur Flächenleistung beschrieben). Bei einem angenommenen Satz von 26 Euro netto je Stunde ergibt das etwa 675 Euro. Auf der Rechnung stehen aber 31 Stunden, also 806 Euro. Die Differenz von rund 131 Euro entspricht fünf Stunden, für die Sie einen Nachweis anfordern sollten.
Wie plausibel ist der Stundensatz?
Rechnen Sie bei Pauschalpreisen rückwärts. Teilen Sie den Monatspreis durch die vereinbarten Stunden, und Sie erhalten den Satz, mit dem die Firma tatsächlich kalkuliert. Im Beispiel oben sind das 675 Euro geteilt durch 26 Stunden, also 26 Euro. Diesen Wert können Sie an zwei Grenzen messen.
Die erste Grenze ist der Branchenmindestlohn. Er liegt in der Gebäudereinigung 2026 in Lohngruppe 1 bei 15,00 Euro und in Lohngruppe 6 bei 18,40 Euro, veröffentlicht vom Zoll zu den Mindestarbeitsbedingungen. Das ist nicht der gesetzliche Mindestlohn, der 2026 bei 13,90 Euro liegt. Die zweite Grenze ergibt sich aus der Kalkulation: Mit Sozialabgaben, Urlaub, Material, Maschinen und Objektleitung ist ein Betrieb rechnerisch erst ab etwa 23 bis 25 Euro je Stunde tragfähig. Liegt Ihr rückgerechneter Wert deutlich darunter, spricht vieles für zu knapp kalkulierte Zeiten oder für Löhne unter Tarif. Hintergründe zum Tarif erklärt das Stichwort Tarifvertrag Gebäudereinigung.
Wie erkennen Sie Materialzuschläge und Sonderzuschläge?
Materialposten sind der häufigste Streitpunkt, weil sie selten genau vereinbart sind. Vergleichen Sie Menge und Einzelpreis mit der Preisliste im Vertrag. Steht keine Liste im Vertrag, bitten Sie um eine schriftliche Aufstellung und vereinbaren für die Zukunft, welche Artikel zu welchem Preis berechnet werden dürfen.
Bei Sonderleistungen gilt dasselbe. Eine Grundreinigung nach einer Veranstaltung, eine zusätzliche Fensterreinigung oder ein Einsatz außerhalb der Zeiten sind in Ordnung, wenn sie angefordert wurden. Verlangen Sie, dass solche Aufträge künftig per E-Mail bestätigt werden, bevor sie ausgeführt werden. Das schafft für beide Seiten Klarheit und erspart den Streit über Telefonate, die niemand dokumentiert hat. Preiserhöhungen mitten im Vertrag sind ein eigenes Thema, das der Ratgeber zur Preiserhöhung im Reinigungsvertrag behandelt.
Was gilt für Privatkunden und die Steuer?
Wer als Privathaushalt eine Reinigung beauftragt, kann unter Umständen die Arbeitskosten steuerlich geltend machen. Nach § 35a EStG sind das 20 Prozent der Arbeitskosten, höchstens 4.000 Euro Steuerermäßigung im Jahr. Dafür sollte die Rechnung die Arbeitskosten getrennt von den Materialkosten ausweisen, und die Zahlung sollte unbar erfolgen. Prüfen Sie also schon beim Eingang, ob die Arbeitskosten separat stehen, und lassen Sie sich notfalls eine korrigierte Rechnung ausstellen. Wie das im Detail funktioniert, zeigt der Ratgeber Reinigungskosten absetzen. Das ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Steuerberatung.
Was tun bei Unstimmigkeiten?
Bleiben Sie sachlich und schriftlich. Benennen Sie die Position, nennen Sie den Grund und fordern Sie Nachweis oder Korrektur an. Setzen Sie eine Frist mit festem Kalendertag, und zahlen Sie den unstrittigen Teil der Rechnung, damit kein Streit über das Ganze entsteht. Ob und in welcher Höhe Sie einen strittigen Betrag zurückhalten dürfen, hängt vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Ist die Beanstandung in Wahrheit ein Qualitätsproblem, dokumentieren Sie sie getrennt, wie es der Ratgeber Reinigung mangelhaft reklamieren beschreibt.
Ein Gespräch vor dem Schreiben lohnt sich trotzdem. Viele Abweichungen klärt die Objektleitung in zwei Minuten. Halten Sie das Ergebnis anschließend kurz per E-Mail fest.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange sollte ich eine Reinigungsrechnung aufbewahren?
Darf die Reinigungsfirma Material einfach zusätzlich berechnen?
Woran erkenne ich einen zu niedrigen Stundensatz?
Was ist, wenn Einsätze ausgefallen sind?
Kann ich eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben zurückweisen?
Fazit: Feste Reihenfolge, schriftlich nachfragen, rückrechnen
Die Rechnung einer Reinigungsfirma prüfen Sie am schnellsten mit fester Reihenfolge: Pflichtangaben, Leistungsverzeichnis, Sonderpositionen, Stundensatz. Der Rückrechnungstrick bei Pauschalpreisen deckt zu knapp kalkulierte Zeiten auf, und eine schriftliche Rückfrage klärt die meisten Abweichungen ohne Streit. Wer Zusatzaufträge künftig per E-Mail bestätigen lässt, verhindert Überraschungen schon beim nächsten Monat.
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