Reinigung ausschreiben: das Leistungsverzeichnis

Wer eine Gebäudereinigung ausschreibt, braucht zuerst ein Leistungsverzeichnis: eine Aufstellung aller Räume nach Raumgruppen, mit Fläche, Bodenbelag, Reinigungsfrequenz und den Tätigkeiten, die dort erledigt werden sollen. Erst wenn alle Anbieter auf derselben Grundlage kalkulieren, lassen sich die Angebote nebeneinanderlegen. Fehlt diese Grundlage, rechnet jede Firma mit eigenen Annahmen, und die Preise liegen weit auseinander, ohne dass jemand sagen kann, warum. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie Sie ein Leistungsverzeichnis aufbauen und die Angebote danach bewerten.

Warum ohne Leistungsverzeichnis kein Vergleich möglich ist

Ein Satz wie „Reinigung der Büroräume, 800 Quadratmeter" lässt fast alles offen. Die eine Firma kalkuliert eine tägliche Reinigung aller Flächen, die andere eine wöchentliche mit täglicher Leerung der Papierkörbe. Die eine rechnet die Teeküche als normale Bürofläche, die andere als Sanitärbereich mit höherem Aufwand. Am Ende liegen zwei Preise auf dem Tisch, die zwei verschiedene Leistungen beschreiben.

Wie stark allein die Frequenz den Preis verschiebt, zeigen die Marktwerte: Büroreinigung kostet bei wöchentlicher Reinigung etwa 0,80 bis 2,50 Euro pro Quadratmeter und Monat, bei täglicher Reinigung 2,20 bis 4,00 Euro. Die Herleitung finden Sie im Ratgeber zu den Kosten der Gebäudereinigung pro Quadratmeter.

Das Leistungsverzeichnis dreht die Verhältnisse um: Nicht die Firma beschreibt, was sie anbietet, sondern Sie legen fest, was Sie brauchen. Das schützt auch vor Nachträgen, denn was im Verzeichnis steht, ist im Preis enthalten.

Raumgruppen und Flächen erfassen

Die Grundlage ist eine Liste aller Räume, zusammengefasst zu Raumgruppen mit ähnlichem Aufwand. Ein Grundriss mit Flächenangaben ist dafür der beste Ausgangspunkt. Übliche Raumgruppen in einem Bürogebäude:

Zu jeder Raumgruppe gehört der Bodenbelag, denn Teppich, Linoleum, Fliesen und Parkett werden unterschiedlich behandelt. Notieren Sie außerdem Besonderheiten wie Glastrennwände, bodentiefe Fenster oder empfindliche Technik. Im Sanitärbereich zählen die Objekte mehr als die Quadratmeter: Zehn Toiletten auf 30 Quadratmetern machen mehr Arbeit als ein Flur mit 100 Quadratmetern.

Achten Sie darauf, welche Fläche Sie angeben. Im Grundriss steht oft die Nutzfläche mit Wänden oder Einbauten, gereinigt wird aber nur die frei zugängliche Bodenfläche. Schreiben Sie dazu, welche Flächenart gemeint ist, damit alle Anbieter dieselbe Zahl verwenden.

Frequenz je Raumgruppe festlegen

Die Frequenz gehört nicht pauschal für das ganze Gebäude ins Verzeichnis, sondern je Raumgruppe. Sanitärräume und Teeküchen brauchen fast immer eine arbeitstägliche Reinigung, Einzelbüros kommen oft mit zwei Terminen pro Woche aus, ein Archiv mit einem Termin im Monat. Genau hier liegt das größte Sparpotenzial, denn tägliche Reinigung kostet pro Quadratmeter ein Mehrfaches der wöchentlichen.

Unterscheiden Sie außerdem zwischen einzelnen Tätigkeiten. Papierkörbe leeren kann täglich nötig sein, auch wenn der Boden nur zweimal pro Woche gewischt wird. Ein gutes Verzeichnis führt deshalb je Raumgruppe eine kleine Tabelle: Tätigkeit, Frequenz, Bemerkung. Typische Tätigkeiten sind Böden saugen oder wischen, Papierkörbe leeren, Tische und Griffflächen reinigen, Sanitärobjekte reinigen, Verbrauchsmaterial auffüllen und Spiegel reinigen.

Qualität messbar beschreiben

„Sauber" ist kein Maßstab, über den man sich im Streitfall einigen kann. Deshalb sollte das Leistungsverzeichnis festlegen, wie die Qualität geprüft wird. Einen Rahmen dafür liefert DIN EN 13549. Die Norm legt keine Sauberkeitswerte fest, sondern beschreibt Anforderungen an ein Messsystem: Prüfräume werden per Zufall ausgewählt, möglichst gemeinsam kontrolliert und die Ergebnisse dokumentiert. Welche Qualität geschuldet ist und welche Abweichung noch als erfüllt gilt, legen Sie mit der Reinigungsfirma selbst fest. Die Norm gilt nur, wenn sie im Vertrag vereinbart ist.

Unabhängig davon lohnen sich im Verzeichnis ein paar klare Regeln: wie oft Begehungen stattfinden, wer daran teilnimmt, in welcher Frist Mängel nachgebessert werden und was passiert, wenn die Nachbesserung ausbleibt. Wer Kürzungen bei Mängeln vereinbaren will, braucht genau dieses vorab abgestimmte Verfahren. Das ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.

Sonderleistungen sauber abgrenzen

Vieles, was im Alltag unter „Reinigung" fällt, gehört nicht zur laufenden Unterhaltsreinigung. Diese Leistungen sollten als eigene Positionen im Verzeichnis stehen, jeweils mit Menge und gewünschtem Turnus:

1. Glasreinigung mit Angabe der Glasfläche und ob innen, außen oder beidseitig.
2. Grundreinigung der Böden, etwa einmal im Jahr, mit Fläche und Belag.
3. Teppichreinigung für textile Böden in größeren Abständen.
4. Reinigung von Leuchten, Heizkörpern und Jalousien.
5. Verbrauchsmaterial wie Seife, Papierhandtücher und Toilettenpapier: Stellt es die Firma oder Sie?
6. Zusatzeinsätze nach Veranstaltungen oder Umbauten, am besten als Stundensatz.

Die Trennung hat einen praktischen Grund. Stecken Sonderleistungen unsichtbar im Monatspreis, lässt sich nicht erkennen, ob ein Anbieter sie überhaupt eingeplant hat. Als eigene Position werden sie sichtbar und vergleichbar.

Das Angebotsformat vorgeben

Geben Sie allen Anbietern ein einheitliches Preisblatt vor. Darin sollten mindestens stehen: der Monatspreis netto je Raumgruppe, die kalkulierten Stunden pro Monat, der Stundenverrechnungssatz und die Preise der Sonderleistungen. Ergänzen Sie Angaben zur Vertragslaufzeit, zur Kündigungsfrist und zur Preisanpassung.

Die kalkulierten Stunden sind der wichtigste Prüfwert. Teilen Sie den Monatspreis durch den Stundensatz, sehen Sie, wie viel Zeit ein Anbieter tatsächlich einplant. Ein Beispiel: Ein Büro mit 300 Quadratmetern kostet bei wöchentlicher Reinigung 240 bis 480 Euro im Monat. Bei 25 Euro Stundensatz entsprechen 480 Euro rund 19 Stunden im Monat, 240 Euro knapp 10 Stunden. Liegt ein Angebot deutlich darunter, fehlt die Zeit für die beschriebene Leistung.

Der Stundensatz selbst hat eine Untergrenze. Der Branchenmindestlohn in der Gebäudereinigung beträgt in Lohngruppe 1 15,00 Euro und in Lohngruppe 6 18,40 Euro, veröffentlicht vom Zoll zu den Mindestarbeitsbedingungen. Das ist nicht der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro. Mit Sozialabgaben, Urlaub, Material und Verwaltung ergibt sich ein tragfähiger Stundensatz ab etwa 23 bis 25 Euro. Wie Sie die eingegangenen Angebote Punkt für Punkt prüfen, erklärt der Ratgeber Reinigungsangebote vergleichen.

Bewertungsmatrix: nicht nur der Preis zählt

Legen Sie vor dem Versand fest, wie Sie die Angebote bewerten, und teilen Sie das den Anbietern mit. Eine einfache Matrix gewichtet mehrere Kriterien, zum Beispiel Preis, Plausibilität der Stunden, Erfahrung mit vergleichbaren Objekten, Qualitätssicherung und Erreichbarkeit im Alltag. Die Gewichtung wählen Sie selbst. Wichtig ist nur, dass sie vorher feststeht und nicht nach Eingang der Angebote angepasst wird.

Öffentliche Auftraggeber sind dabei an das Vergaberecht gebunden. Oberhalb der EU-Schwellenwerte verlangt § 121 GWB eine Leistungsbeschreibung, die für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und vergleichbare Angebote ermöglicht. Den Zuschlag erhält nach § 127 GWB das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht zwingend das billigste. Private Unternehmen sind in der Gestaltung frei, fahren mit demselben Prinzip aber ebenfalls gut. Welche Regeln im Einzelfall gelten, ist eine rechtliche Frage, die dieser Ratgeber nicht beantworten kann.

Häufig gestellte Fragen

Fazit: Wer genau beschreibt, bekommt vergleichbare Preise

Ein Leistungsverzeichnis macht aus einer vagen Anfrage eine prüfbare Ausschreibung. Erfassen Sie Räume nach Raumgruppen, legen Sie Frequenz und Tätigkeiten je Gruppe fest, grenzen Sie Sonderleistungen ab und geben Sie ein einheitliches Preisblatt vor. Dann zeigen die Angebote, wer mit realistischer Zeit rechnet, und die Bewertung beruht auf Fakten statt auf Eindrücken.