Eine Reinigungsfirma wechseln Sie ohne Lücke, wenn Sie rund vier bis sechs Monate vor dem Laufzeitende mit der Suche beginnen, den neuen Vertrag unterschreiben, bevor die Kündigungsfrist abläuft, und den Starttermin auf den Tag nach dem alten Vertragsende legen. Die meisten Wechsel scheitern nicht am neuen Anbieter, sondern an der Reihenfolge: zuerst gekündigt, dann gesucht, und am Ende steht das Objekt zwei Wochen ohne Reinigung da. Dieser Ratgeber zeigt, wann sich ein Wechsel lohnt, wie Sie den Zeitplan rückwärts rechnen und was bei Schlüsseln, Zutritt und Übergabe schriftlich geregelt sein muss.
Wann lohnt sich ein Wechsel wirklich?
Ein Wechsel kostet Aufwand: Angebote einholen, Begehungen begleiten, Personal einweisen, Zugänge neu vergeben. Deshalb ist nicht jede Unzufriedenheit ein Wechselgrund.
Klar für einen Wechsel sprechen wiederholte Mängel, die trotz schriftlicher Rüge nicht abgestellt werden, ein Anbieter, der kein Leistungsverzeichnis führen will, und so hohe Personalfluktuation, dass Sie faktisch jede Woche neue Kräfte einweisen. Auch fehlende Nachweise, etwa zur Betriebshaftpflicht, oder Rechnungen für nicht erbrachte Leistungen sind ein Grund. Weitere Anzeichen beschreibt der Ratgeber zu den Warnsignalen bei unseriösen Reinigungsfirmen.
Geht es dagegen nur um den Preis, ist die Nachverhandlung oft der bessere Weg. Eine Ersparnis von wenigen Prozent frisst der Umstellungsaufwand schnell auf. Rechnen Sie das Angebot des bisherigen Anbieters auf Stunden zurück: Monatspreis geteilt durch einen Stundensatz von 25 Euro ergibt die kalkulierte Arbeitszeit. Mit dieser Zahl lässt sich über Leistung sprechen statt nur über Geld.
Warum Sie erst kündigen sollten, wenn der neue Vertrag steht
Wer zuerst kündigt und dann sucht, verhandelt unter Zeitdruck, und Begehungen lassen sich nicht beliebig beschleunigen.
Besser ist es, die Suche so früh zu starten, dass der neue Vertrag vor dem letzten Kündigungstag unterschrieben ist. Dann kündigen Sie den alten Vertrag mit Gewissheit, und der neue Anbieter hat genug Zeit für Personalplanung und Einweisung. Wie Sie Fristen, Schriftform und Zugangsnachweis richtig handhaben, zeigt der Ratgeber zum Reinigungsvertrag kündigen.
Eine Grenze gibt es allerdings: Rückt der Kündigungstermin näher und der neue Vertrag ist noch nicht unterschrieben, kündigen Sie trotzdem fristgerecht. Sonst verlängert sich der alte Vertrag häufig um weitere zwölf Monate, und aus dem geplanten Wechsel wird ein weiteres Jahr mit dem Anbieter, von dem Sie sich trennen wollten. Eine kurze Überbrückung lässt sich organisieren, ein ungewolltes Vertragsjahr nicht.
Zeitplan rückwärts vom Kündigungstermin
Der sicherste Plan beginnt beim letzten Tag, an dem die Kündigung beim alten Anbieter eingegangen sein muss, und rechnet von dort zurück. Das Beispiel geht von einem Vertragsende am 31. März und drei Monaten Kündigungsfrist aus, der Kündigungstermin liegt also am 31. Dezember.
| Zeitpunkt | Schritt | Ergebnis |
|---|---|---|
| Anfang Oktober | Vertrag prüfen, Leistungsverzeichnis aktualisieren, Anbieter ansprechen | Aktuelle Flächen, Frequenzen, Sonderleistungen |
| Oktober | Begehungen im Objekt durchführen | Drei bis vier Anbieter haben das Objekt gesehen |
| Anfang November | Angebote auf Euro pro m² und Monat normieren, Rückfragen klären | Vergleichbare Angebote |
| Ende November | Entscheidung, Vertrag verhandeln und unterschreiben | Neuer Vertrag mit Start am 1. April |
| Anfang Dezember | Kündigung des alten Vertrags mit Zugangsnachweis | Bestätigtes Vertragsende 31. März |
| Februar und März | Einweisung, Schlüsselplan, Übergabetermin festlegen | Startklarer neuer Anbieter |
Der Puffer zwischen Vertragsunterschrift und Kündigungstermin ist gewollt. Verzögert sich die Entscheidung um einige Wochen, bleibt die Frist trotzdem gewahrt. Welche Punkte der neue Vertrag abdecken muss, von der Leistungsbeschreibung bis zur Preisanpassung, listet die Checkliste für Unterhaltsreinigungsverträge.
Das Leistungsverzeichnis vor der Ausschreibung aktualisieren
Ein Wechsel ist die beste Gelegenheit, das Leistungsverzeichnis auf den tatsächlichen Stand zu bringen. Seit dem letzten Vertragsschluss haben sich Flächen oft verändert: ein Besprechungsraum ist zum Büro geworden, eine Teeküche kam hinzu, ein Lager wird nicht mehr genutzt. Wer mit dem alten Verzeichnis ausschreibt, bekommt Angebote für ein Objekt, das es so nicht mehr gibt.
Erfassen Sie die Flächen nach Raumgruppen, jeweils mit Quadratmetern, Bodenbelag und gewünschter Frequenz, und geben Sie allen Anbietern dieselbe Grundlage. Nur dann lässt sich ein auffällig niedriger Preis auf eine konkrete Lücke im Leistungsumfang zurückführen. Was eine laufende Unterhaltsreinigung üblicherweise umfasst, hilft beim Abgleich.
Schlüssel, Zutrittsrechte und Alarmanlage
Der heikelste Moment eines Wechsels ist nicht die erste Reinigung, sondern der Tag, an dem zwei Anbieter gleichzeitig Zugang zum Objekt haben könnten. Legen Sie deshalb einen Schlüsselplan an, bevor der alte Vertrag endet. Er hält fest, wie viele Schlüssel, Transponder und Zugangskarten der bisherige Anbieter hat, zu welchen Türen sie passen und wer sie bis wann zurückgibt.
Lassen Sie sich die Rückgabe Stück für Stück quittieren. Fehlt ein Schlüssel einer Schließanlage, ist das ein Sicherheitsproblem und kann teuer werden, weil unter Umständen Zylinder getauscht werden müssen. Wer die Kosten trägt, sollte der alte Vertrag regeln. Steht dort nichts, klären Sie das vor dem Rückgabetermin schriftlich. Das ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.
Transponder und Zugangskarten des alten Anbieters sperren Sie am letzten Vertragstag, Codes für Alarmanlagen ändern Sie. Der neue Anbieter bekommt seine Zugänge erst nach der Einweisung, mit eigener Quittung und namentlich benannten Personen.
Übergabeprotokoll mit Fotostand
Am Tag vor dem Start des neuen Anbieters gehen Sie gemeinsam durch das Objekt und halten den Zustand fest. Das Protokoll ist Ihr Ausgangspunkt für jede spätere Qualitätsdiskussion. Ohne diesen Stand kann der neue Anbieter jeden Mangel dem Vorgänger zuschreiben.
- Raum für Raum begehen, mit dem aktualisierten Leistungsverzeichnis in der Hand.
- Fotos mit Zeitstempel von Böden, Sanitärbereichen, Küchen und bekannten Problemstellen machen.
- Vorhandene Schäden notieren, etwa Kratzer im Belag, beschädigte Fugen oder defekte Spender.
- Materiallager und Reinigungsraum übergeben, mit Zugang zu Wasser, Ausguss und Strom.
- Verbrauchsmaterial klären, also wer Seife, Papier und Müllbeutel stellt und wie viel vorrätig ist.
- Ansprechpartner auf beiden Seiten mit Vertretung und Telefonnummer eintragen.
- Beide Seiten unterschreiben, das Protokoll geht als Anlage zum Vertrag.
Sind Flächen nach längerer schwacher Reinigung stark verschmutzt, kann eine einmalige Grundreinigung zum Start sinnvoll sein. Sie gehört dann als eigene Position ins Angebot.
Die ersten vier Wochen mit dem neuen Anbieter
Die Anlaufphase entscheidet, ob der Wechsel trägt. Planen Sie in der ersten Woche kurze tägliche Rückmeldungen, danach eine wöchentliche Begehung mit der Objektleitung. Halten Sie Auffälligkeiten sachlich fest, mit Datum, Raum und Foto, und melden Sie sie per E-Mail statt mündlich beim Personal vor Ort.
Nach vier Wochen folgt ein fester Termin, der schon bei Vertragsschluss vereinbart sein sollte. Zu diesem Zeitpunkt sind die Abläufe eingespielt genug, um echte Schwächen zu erkennen, und der Vertrag ist jung genug, um sie ohne Konflikt nachzujustieren. Prüfen Sie dabei, ob die kalkulierte Zeit zum Objekt passt, ob die vereinbarte Objektkraft tatsächlich regelmäßig kommt und ob Reklamationen innerhalb der vertraglichen Reaktionszeit bearbeitet wurden.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange vorher sollte ich mit dem Wechsel der Reinigungsfirma beginnen?
Soll ich zuerst kündigen oder zuerst den neuen Vertrag abschließen?
Was gehört in ein Übergabeprotokoll beim Anbieterwechsel?
Wer zahlt, wenn der alte Anbieter einen Schlüssel nicht zurückgibt?
Wie erkenne ich früh, ob der neue Anbieter besser ist?
Fazit: Die Reihenfolge verhindert die Lücke
Ein Wechsel der Reinigungsfirma gelingt, wenn Sie vom Kündigungstermin rückwärts planen, den neuen Vertrag vor Ablauf der Frist unterschreiben und den Start nahtlos an das alte Vertragsende legen. Aktualisieren Sie vorher das Leistungsverzeichnis, regeln Sie Schlüssel und Zugänge mit Quittung und halten Sie den Ausgangszustand in einem Übergabeprotokoll fest. Die ersten vier Wochen mit festen Rückmeldungen entscheiden dann, ob der neue Anbieter hält, was das Angebot verspricht.
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