Ob bei einem Ausfall eine Vertretung kommt, wer Sie wann informiert, ob der Termin nachgeholt wird und wie sich der Ausfall in der Rechnung zeigt, sollte im Vertrag stehen, bevor der erste Termin ausfällt. Fehlt die Regelung, müssen beide Seiten sie im Einzelfall aushandeln, und zwar dann, wenn das Büro schon ungereinigt ist. Dieser Beitrag ist eine Checkliste für die Vertragsgestaltung. Konkrete Werte nennt er nicht, die legen Sie mit Ihrer Reinigungsfirma für Ihr Objekt fest. Das ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Vier Begriffe gelten im ganzen Beitrag. Die Stammkraft ist die Reinigungskraft, die Ihr Objekt regelmäßig betreut. Die Vertretungskraft übernimmt für sie. Ein Ausfalltermin ist ein vereinbarter Reinigungstermin, der nicht wie vereinbart stattfindet, und der Nachholtermin ersetzt ihn.
Welche Regeln gibt es zur Vertretung?
In § 613 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs heißt es: „Der zur Dienstleistung Verpflichtete hat die Dienste im Zweifel in Person zu leisten.“ Satz 2 lautet: „Der Anspruch auf die Dienste ist im Zweifel nicht übertragbar.“ Den Volltext finden Sie bei § 613 BGB. Der Wortlaut sagt „im Zweifel“. Halten Sie deshalb im Vertrag ausdrücklich fest, ob und wie die Reinigungsfirma Personal austauschen darf.
Für den Einsatz von Hilfspersonen steht in § 278 Satz 1 BGB: „Der Schuldner hat ein Verschulden seines gesetzlichen Vertreters und der Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verbindlichkeit bedient, in gleichem Umfang zu vertreten wie eigenes Verschulden.“ Der Volltext steht bei § 278 BGB. Welche Folgen das bei einem Ausfall in Ihrem Vertrag hat und ob Ihr Reinigungsvertrag ein Dienst- oder ein Werkvertrag ist, beantwortet dieser Beitrag nicht. Die beiden Vorschriften zeigen nur, an welchen Stellen Quellentext und Vertrag zusammenkommen. Bei offenen Fragen hilft eine Rechtsberatung.
Die Kennzahlen zählen Inhalte der zitierten Vorschriften und dieses Beitrags, sie sind keine Marktstatistik.
Was gehört in den Ausfallparagrafen?
Ein Ausfallparagraf im Vertrag sollte vier Punkte klären:
- Vertretung: Wer übernimmt, wenn die Stammkraft fehlt, und wie wird diese Person eingewiesen?
- Meldung: Wer informiert wen, auf welchem Weg und bis wann?
- Nachholung: Wird der Ausfalltermin nachgeholt, in welchem Zeitraum und in welchem Umfang?
- Rechnung: Wie wirkt sich ein Ausfalltermin auf die Abrechnung aus?
Zur Vertretung lohnt es sich, mehrere Fragen einzeln zu beantworten. Soll bei jedem Ausfall eine Vertretungskraft kommen, oder darf die Reinigungsfirma den Termin auch verschieben? Beides ist denkbar, es muss nur geschrieben stehen. Springen nur Beschäftigte der Reinigungsfirma ein, oder kann auch ein Subunternehmen kommen? Diese Frage regeln Sie getrennt und ausdrücklich. Außerdem klären Sie, wie Schlüssel und Zugangsmedien zur Vertretungskraft gelangen und ob sie nach demselben Leistungsverzeichnis arbeitet wie die Stammkraft. Weitere Vertragspunkte, die nichts mit dem Ausfall zu tun haben, listet die Checkliste zum Vertrag der Unterhaltsreinigung.
Wie und wann wird der Ausfall gemeldet?
Legen Sie im Vertrag eine Ansprechperson auf beiden Seiten fest, dazu einen Meldeweg und einen Zeitpunkt vor Terminbeginn. Wie lang dieser Vorlauf sein soll, hängt von Ihrem Betrieb ab: Ein Büro, das morgens öffnet, braucht eine andere Vorwarnung als eine Praxis, die abends gereinigt wird. Ein schriftlicher Weg wie E-Mail macht die Meldung später nachvollziehbar.
Die Meldung selbst sollte drei Angaben enthalten: welcher Termin betroffen ist, ob eine Vertretungskraft kommt und, wenn nicht, welchen Nachholtermin die Reinigungsfirma anbietet. Den Grund des Ausfalls brauchen Sie für Ihre Zwecke nicht. Es genügt der Hinweis, dass die Stelle nicht besetzt ist.
Auch Ihre Seite gehört in die Regelung. Wenn Ihr Büro geschlossen bleibt oder der Zugang an einem Termin nicht möglich ist, sollte der Vertrag ebenfalls einen Meldeweg vorsehen.
Was klärt die Vereinbarung zum Nachholtermin?
Ob ein Ausfalltermin nachgeholt werden muss, beantworten die zitierten Vorschriften nicht. Das entscheidet sich an dem, was Sie vereinbaren. Praktisch lassen sich drei Dinge festhalten:
- Zeitraum: Bis wann soll der Nachholtermin liegen? Nennen Sie einen konkreten Zeitraum, den Sie mit der Reinigungsfirma für Ihr Objekt festlegen, etwa „innerhalb desselben Abrechnungsmonats“.
- Umfang: Wird der gesamte Termin nachgeholt oder nur ein Teil, zum Beispiel Sanitärräume und Küche? Ein Teilumfang spart der Firma Zeit, verlangt von Ihnen aber eine genaue Auflistung.
- Abstimmung: Wer schlägt den Termin vor, und wie bestätigen Sie ihn?
Ob ein Nachholtermin zusätzlich vergütet wird oder an die Stelle des Ausfalltermins tritt, gehört ebenfalls in den Vertrag.
Wie dokumentieren Sie ausgefallene Termine?
Führen Sie für jeden Ausfalltermin eine Zeile in einer einfachen Liste, die Sie selbst pflegen oder gemeinsam mit der Reinigungsfirma nutzen. Das Muster unten zeigt, welche Spalten nützlich sind:
| Spalte | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Datum des Ausfalltermins | Der vereinbarte Reinigungstermin laut Plan |
| Meldung | Wann, von wem und auf welchem Weg Sie informiert wurden |
| Vertretung | Ja oder nein, mit Name der Vertretungskraft, wenn bekannt |
| Nachholtermin | Vorgeschlagenes und tatsächliches Datum |
| Umfang | Vollständig oder Teilumfang, mit Hinweis auf fehlende Bereiche |
| Rechnung | Wie der Termin abgerechnet wurde |
Ohne Aufzeichnung stützt sich jede spätere Rückfrage auf Erinnerung.
Wie wirkt sich ein Ausfall auf die Rechnung aus?
Welche Folge ein Ausfalltermin für die Abrechnung hat, bestimmt der Vertrag. Entscheidend ist auch, wie abgerechnet wird: Wer nach Terminen zahlt, sieht den Ausfall anders als jemand, der einen festen Betrag je Abrechnungszeitraum vereinbart hat. Halten Sie deshalb schriftlich fest, ob ein nicht nachgeholter Termin die Rechnung mindert und nach welcher Berechnung. Wie hoch eine Kürzung ausfällt, ergibt sich aus Ihrem Vertrag.
Bei einem nachgeholten Termin sollte klar sein, dass er den Ausfalltermin ersetzt und nicht zusätzlich berechnet wird, sofern der Vertrag nichts anderes sagt. Legen Sie die Ausfallliste neben die Rechnung und prüfen Sie, ob jeder Termin einmal erscheint. Wie Sie eine Rechnung insgesamt gegenlesen, zeigt der Beitrag Reinigungsfirma Rechnung prüfen.
Wann wird ein Ausfall zur Mängelrüge?
Ein gemeldeter Ausfall mit Vertretung oder Nachholtermin ist zunächst eine Terminfrage. Zum Thema für eine Beanstandung wird er, wenn die vereinbarte Reaktion ausbleibt. Legen Sie im Vertrag fest, welche Fälle Sie als Beanstandung behandeln. Denkbar sind ein Ausfall ohne Meldung, ein Ausfalltermin ohne angebotenen Nachholtermin, eine Vertretungskraft, die nicht nach dem Leistungsverzeichnis arbeitet, oder wiederholte Ausfälle.
Zur Kündigung aus wichtigem Grund steht in § 314 Absatz 2 Satz 1 BGB: „Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig.“ Den Volltext finden Sie bei § 314 BGB. Ob ein Ausfall ein wichtiger Grund im Sinne von Absatz 1 ist, sagt der Wortlaut nicht. Das ist eine Frage des Einzelfalls und gehört in die Rechtsberatung.
Praktisch bleibt der Weg derselbe wie bei jeder Beanstandung: schriftlich anzeigen, mit Ausfallliste belegen und der Reinigungsfirma Gelegenheit zur Abhilfe geben. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Reinigung mangelhaft reklamieren. Wer eine Reinigungsfirma für die laufende Unterhaltsreinigung sucht, kann die Ausfallregelung schon im Angebotsgespräch ansprechen und sich die Antwort schriftlich geben lassen.
Muss die Reinigungsfirma bei Krankheit der Stammkraft eine Vertretung schicken?
Wer muss mich über einen Ausfall informieren?
Muss ein ausgefallener Termin nachgeholt werden?
Was gehört in die Dokumentation eines Ausfalls?
Kann ich wegen Ausfällen kündigen?
Fazit: Regeln Sie den Ausfall vor dem ersten Ausfall
Ein Ausfallparagraf mit vier Punkten verhindert, dass Vertretung, Meldung, Nachholung und Rechnung erst im Streitfall geklärt werden: Wer vertritt und wird eingewiesen, wer meldet was und wann, wie wird nachgeholt und wie schlägt sich der Ausfall in der Abrechnung nieder. Eine einfache Ausfallliste macht jeden Termin nachvollziehbar. Als Beanstandung behandeln Sie nur, was Sie vorher dafür festgelegt haben. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Beantworten Sie 8 kurze Fragen. Gibt es in Ihrer Region einen geprüften Partnerbetrieb, stellen wir kostenlos den Kontakt her. Wenn nicht, sagen wir es Ihnen offen.
