Gut vorbereitet ist eine Objektbesichtigung, wenn Sie alle Flächen zugänglich machen, Böden und Besonderheiten vorab benennen, Unterlagen und einen Ansprechpartner bereithalten und jeden Betrieb den gleichen Rundgang sehen lassen. Dann lassen sich die Angebote später nebeneinanderlegen. Ohne diese Vorbereitung kann ein Betrieb mit eigenen Annahmen rechnen, und die Angebotssummen unterscheiden sich dann auch durch diese Annahmen.
Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf eines Termins vor der Vergabe. Er ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Was passiert bei einer Objektbesichtigung?
Bei der Begehung geht ein Vertreter des Betriebs durch Ihr Objekt, schaut sich Räume, Oberflächen und Zugänge an und stellt Fragen. Das kann ein Objektleiter oder ein Kalkulator sein, also die Person, die später den Einsatz plant oder das Angebot kalkuliert. Am Ende kann ein Angebot stehen, das auf Ihrem Objekt beruht und keine Schätzung am Telefon braucht.
Planen Sie für jeden Termin Zeit ein, die zum Objekt passt. Ein kleines Büro ist schneller gesehen als ein Gebäude mit mehreren Etagen. Sagen Sie bei der Terminvereinbarung, wie groß das Objekt ungefähr ist und wer dabei sein wird, damit der Betrieb die passende Person schickt.
Welche Flächen und Böden zeigen Sie?
Zeigen Sie alles, was gereinigt werden soll, und sagen Sie ausdrücklich dazu, was nicht dazugehört. Der Betrieb sieht auf dem Rundgang vieles selbst, aber nicht, welche Räume Sie ausnehmen oder nur gelegentlich reinigen lassen wollen. Gehen Sie die fünf Bereiche der folgenden Tabelle der Reihe nach durch.
| Bereich | Was Sie benennen | Warum es für das Angebot zählt |
|---|---|---|
| Arbeitsräume | Zahl und Art der Räume, Möblierung, Teppich oder Hartboden | Beeinflusst Zeitbedarf und Verfahren |
| Sanitär und Küchen | Zahl der Anlagen, Ausstattung, Nutzungsintensität | Beeinflusst den Aufwand |
| Verkehrsflächen | Flure, Treppen, Eingangsbereich, Aufzug | Wege und Stufen brauchen Zeit |
| Glasflächen | Innenverglasung, Trennwände, Fenster, Erreichbarkeit | Kann eigenes Gerät oder eigene Termine verlangen |
| Sonderflächen | Archiv, Lager, Technikräume, Terrasse | Kann sonst vergessen werden |
Bei den Böden lohnt eine eigene Frage: Welcher Belag liegt wo? Teppichboden, Fliesen, Parkett, Vinyl und Naturstein können unterschiedliche Verfahren verlangen. Den Belag sieht der Betrieb beim Rundgang selbst, aber Besonderheiten wie eine empfindliche Versiegelung oder einen Boden mit Pflegevorgaben des Bodenlieferanten benennen Sie besser von sich aus.
Zeigen Sie auch die Übergänge, etwa von Teppich zu Hartboden oder an Treppenkanten, weil dort eher Rückfragen entstehen. Wer die Reinigung als laufende Aufgabe plant, findet auf der Seite zur Büroreinigung eine Übersicht, was dazu gehören kann.
Welche Besonderheiten sprechen Sie an?
Die Dinge, die man bei einem Rundgang nicht sieht, können den Aufwand beeinflussen. Sprechen Sie sie von sich aus an, statt darauf zu warten, dass der Betrieb danach fragt.
- Zugang und Zeiten: Wann ist das Objekt leer, wann sind Mitarbeitende da, und wer öffnet die Türen?
- Schlüssel und Alarm: Wie kommt der Betrieb ins Objekt, und wer erklärt die Alarmanlage?
- Sensible Bereiche: Räume mit vertraulichen Unterlagen, Serverraum oder Labor, in denen nur eingeschränkt gereinigt werden soll.
- Empfindliche Oberflächen: Glas, Edelstahl, Naturstein oder Holz mit Pflegehinweisen.
- Verbrauchsmaterial: Wer stellt Papier, Seife und Müllbeutel, und wo lagert es?
- Entsorgung: Wo steht der Müll, und wie wird er getrennt?
- Wasser und Strom: Wo gibt es Anschlüsse und Ausgussbecken für Reinigungsgeräte?
- Anlieferung und Abstellflächen: Wo kann der Betrieb Geräte ausladen und zwischenlagern?
Notieren Sie, was Sie angesprochen haben. Ein Punkt, der nur mündlich erwähnt wurde, kann später im Angebot fehlen. Bitten Sie den Betrieb deshalb, die genannten Besonderheiten im Angebot aufzuführen.
Welche Unterlagen halten Sie bereit?
Legen Sie die Unterlagen so zurecht, dass Sie sie am Ende des Rundgangs übergeben können. Das kann Rückfragen ersparen. Diese sechs Dinge helfen:
- Grundriss oder Raumliste mit Bezeichnung und Nutzung der Räume
- Angaben zu Flächen, wenn Sie sie haben, sonst eine Aufstellung der Räume ohne Maße
- Liste der Bodenbeläge je Raum
- Gewünschte Reinigungszeiten und Häufigkeit je Bereich
- Bisheriger Reinigungsplan oder Leistungsverzeichnis, falls es einen gibt
- Hinweise zu Zugang, Schlüsseln und Alarmanlage
Dazu gehört ein Ansprechpartner auf Ihrer Seite. Das kann die Bürokraft sein, der Hausmeister oder die Geschäftsführung. Wichtig ist, dass diese Person das Objekt kennt, Fragen beantworten und kleine Entscheidungen treffen darf.
Fragen Sie umgekehrt den Betrieb, wer später für Ihr Objekt zuständig wäre und ob diese Person bei der Begehung dabei ist. Denkbar sind ein Objektleiter und ein Vorarbeiter, die Bezeichnungen können sich von Betrieb zu Betrieb unterscheiden.
Wie wird daraus ein vergleichbares Angebot?
Nach dem Rundgang sollte der Betrieb sein Angebot auf dem aufbauen, was er gesehen und was Sie ihm gesagt haben. Ihre Aufgabe ist es, die Angebote vergleichbar zu machen. Dazu eignen sich vier Schritte:
- Halten Sie nach jedem Termin schriftlich fest, was gezeigt und besprochen wurde, und schicken Sie dem Betrieb die Notiz.
- Bitten Sie um ein Angebot, das Räume, Häufigkeiten und Leistungen einzeln aufführt.
- Legen Sie die Angebote neben Ihre Raumliste und prüfen Sie, ob jeder Bereich vorkommt.
- Fragen Sie nach, wo ein Angebot etwas weglässt oder zusammenfasst, bevor Sie die Beträge vergleichen.
Wie Sie die Angebote danach Position für Position gegenüberstellen, beschreibt der Beitrag Reinigungsangebote vergleichen. Wer das Objekt formell beschreiben will, etwa für mehrere Anfragen gleichzeitig, findet im Beitrag Reinigung ausschreiben und das Leistungsverzeichnis eine Anleitung.
Wie viele Termine sind sinnvoll?
Es hilft, mehr als einen Betrieb zu besichtigen, weil die Fragen der Betriebe Hinweise auf deren Arbeitsweise geben können. Ein Betrieb, der gezielt nach Böden, Zugang und Zeiten fragt, kann sich eher mit Ihrem Objekt beschäftigt haben. Bei einem Betrieb, der nach wenigen Minuten eine Zahl nennt, fragen Sie nach, worauf sie beruht.
Legen Sie die Termine möglichst nah beieinander, damit der Zustand des Objekts ähnlich ist. Wenn nach einer Begehung noch Zweifel bleiben, kann eine Probereinigung helfen, die Arbeitsweise einzuschätzen. Wie so ein Test abläuft, zeigt der Beitrag Probereinigung bei der Reinigungsfirma.
Fragen und Antworten
Wie lange dauert eine Objektbesichtigung?
Muss ich bei der Begehung dabei sein?
Wird die Besichtigung berechnet?
Was passiert, wenn ich Flächen vergesse?
Sollte ich mehrere Betriebe besichtigen lassen?
Fazit: Gleicher Rundgang für jeden Betrieb
Eine Objektbesichtigung liefert eher ein belastbares Angebot, wenn der Betrieb alle Flächen sieht, Böden und Besonderheiten kennt und die Unterlagen vorliegen. Gehen Sie mit jedem Betrieb denselben Rundgang, halten Sie das Besprochene schriftlich fest und gleichen Sie die Angebote mit Ihrer Raumliste ab. Dann lassen sich die Angebote Leistung für Leistung vergleichen.
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