Bei Gebäudereinigung schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer nur dann selbst, wenn er als Unternehmer nachhaltig selbst Gebäudereinigung erbringt, in der Praxis also eine Reinigungsfirma, die einen Subunternehmer beauftragt. Für Büros, Praxen, Hausverwaltungen und alle anderen Auftraggeber ohne eigenen Reinigungsbetrieb bleibt alles beim Gewohnten: Die Reinigungsfirma stellt die Rechnung mit Umsatzsteuer aus und führt sie ab. Die Regel steht in § 13b UStG und wird oft als Reverse Charge oder Umkehr der Steuerschuld bezeichnet. Dieser Ratgeber erklärt, wann sie greift, wie der Nachweis über das Finanzamt läuft, was auf die Rechnung gehört und welche Fehler teuer werden. Es handelt sich um eine allgemeine Einordnung, die keine Steuerberatung ersetzt.
Was bedeutet § 13b UStG bei der Gebäudereinigung?
Normalerweise schuldet derjenige die Umsatzsteuer, der die Leistung erbringt. § 13b UStG kehrt das für bestimmte Leistungen um. In Absatz 2 Nummer 8 steht ausdrücklich das „Reinigen von Gebäuden und Gebäudeteilen". Liegen die Voraussetzungen vor, stellt der ausführende Betrieb eine Nettorechnung, und der Auftraggeber meldet die Umsatzsteuer in seiner eigenen Voranmeldung an.
Der Sinn der Regel ist die Sicherung des Steueraufkommens. In Ketten aus Haupt- und Subunternehmern ging Umsatzsteuer verloren, wenn der ausführende Betrieb die Steuer zwar in Rechnung stellte, aber nie abführte. Mit der Umkehr zahlt der Auftraggeber die Steuer direkt ans Finanzamt. Ist er zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann er denselben Betrag nach § 15 UStG sofort wieder als Vorsteuer abziehen. Unter dem Strich entsteht für ihn dann keine Belastung, nur ein zusätzlicher Buchungsvorgang.
Wann greift die Umkehr der Steuerschuld?
Das Gesetz knüpft die Umkehr bei Gebäudereinigung an eine Eigenschaft des Auftraggebers, nicht an die Art des Objekts. Der Auftraggeber muss ein Unternehmer sein, der nachhaltig selbst Gebäudereinigungsleistungen erbringt. Ob er die eingekaufte Reinigung für einen eigenen Kundenauftrag verwendet oder für sein eigenes Büro, spielt keine Rolle.
| Auftraggeber | Wer schuldet die Umsatzsteuer? |
|---|---|
| Reinigungsfirma beauftragt Subunternehmer | Die beauftragende Reinigungsfirma (§ 13b) |
| Reinigungsfirma lässt eigene Büroräume reinigen | Die beauftragende Reinigungsfirma (§ 13b) |
| Büro, Praxis, Kanzlei, Handel | Der ausführende Reinigungsbetrieb |
| Hausverwaltung, Wohnungseigentümergemeinschaft | Der ausführende Reinigungsbetrieb |
| Privathaushalt | Der ausführende Reinigungsbetrieb |
Für die Frage „nachhaltig" orientiert sich die Finanzverwaltung an einer Schwelle von 10 Prozent des Weltumsatzes im Vorjahr, die auf Gebäudereinigung entfallen. Entscheidend für die Praxis ist aber die Bescheinigung des Finanzamts, dazu gleich mehr. Wichtig für kleine Betriebe: Das Gesetz stellt ausdrücklich klar, dass die Umkehr auch dann gilt, wenn der beauftragende Reinigungsbetrieb selbst Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist. Er schuldet die Steuer für eingekaufte Reinigungsleistungen trotzdem, obwohl er auf seine eigenen Rechnungen keine Umsatzsteuer schreibt, und kann sie als Kleinunternehmer nicht als Vorsteuer zurückholen.
Welche Leistungen zählen als Gebäudereinigung?
Gemeint ist die Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen, innen wie außen. Typische Beispiele sind:
- die laufende Unterhaltsreinigung von Büros, Treppenhäusern und Sanitärräumen,
- Glas- und Fensterreinigung am Gebäude,
- Fassadenreinigung,
- Grundreinigung und Bauendreinigung.
Nicht darunter fallen nach Auffassung der Finanzverwaltung unter anderem Leistungen, die nicht das Gebäude selbst betreffen, etwa die Reinigung von beweglichem Inventar wie Teppichen, Gardinen oder Polstermöbeln, wenn sie als eigenständige Leistung beauftragt wird. Ebenfalls nicht erfasst sind in der Regel Schädlingsbekämpfung, Schornsteinreinigung und ein eigenständig beauftragter Winterdienst. Bei gemischten Verträgen, etwa Hausmeisterdienst mit Reinigungsanteil, kommt es auf den Schwerpunkt der Leistung an. Hier lohnt die Abstimmung mit der Steuerberatung, bevor die erste Rechnung geschrieben wird.
Wie wird der Nachweis über das Finanzamt geführt?
Ob ein Auftraggeber nachhaltig Gebäudereinigung erbringt, kann der ausführende Betrieb von außen kaum beurteilen. Deshalb sieht das Gesetz eine Bescheinigung vor. Das zuständige Finanzamt stellt sie dem Reinigungsunternehmen auf dem Vordruck USt 1 TG aus. Sie ist auf höchstens drei Jahre befristet und kann nur mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Liegt sie im Zeitpunkt der Leistung gültig vor, ist von der Steuerschuld des Auftraggebers auszugehen.
Für den Ablauf zwischen Hauptunternehmer und Subunternehmer bewährt sich diese Reihenfolge:
- Der beauftragende Betrieb legt die gültige Bescheinigung USt 1 TG vor, am besten vor Vertragsbeginn.
- Der Subunternehmer prüft Name, Steuernummer und Gültigkeitsdatum und legt eine Kopie zu den Vertragsunterlagen.
- Beide halten im Vertrag fest, dass die Leistungen unter § 13b fallen.
- Der Subunternehmer stellt Nettorechnungen mit dem Pflichthinweis aus.
- Vor Ablauf der Gültigkeit fordert der Subunternehmer die neue Bescheinigung an.
Läuft die Bescheinigung ab und wird nicht erneuert, ändert sich die Beurteilung. Rechnungen nach dem Ablauf sollten deshalb nicht einfach nach dem alten Muster weiterlaufen. Welche Vertragspunkte darüber hinaus in einen Reinigungsvertrag gehören, zeigt die Checkliste zum Unterhaltsreinigungsvertrag.
Was muss auf die Rechnung?
Greift § 13b, muss die Rechnung nach § 14a Abs. 5 UStG die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten. Ein gesonderter Steuerausweis entfällt, die Rechnung lautet also auf den Nettobetrag. Alle übrigen Pflichtangaben einer Rechnung bleiben bestehen: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Art und Umfang der Leistung sowie das Entgelt.
Der Auftraggeber rechnet die Steuer selbst aus dem Nettobetrag heraus. Bei einer Monatsrechnung über 4.000 Euro netto meldet er 760 Euro Umsatzsteuer an (4.000 × 19 Prozent) und zieht, sofern er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, dieselben 760 Euro als Vorsteuer ab. An den Subunternehmer überweist er 4.000 Euro.
Welche Fehler passieren häufig, und was folgt daraus?
Die meisten Probleme entstehen an den Grenzen der Regel, nicht in ihrem Kern.
Steuer trotzdem ausgewiesen. Schreibt der Subunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung, obwohl § 13b greift, schuldet er den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG zusätzlich. Der Auftraggeber kann diese Steuer nicht als Vorsteuer abziehen und schuldet seine eigene Steuer aus § 13b trotzdem. Die Rechnung muss korrigiert werden.
Reverse Charge ohne Grundlage. Ein normales Büro erhält eine Nettorechnung mit dem Hinweis auf § 13b, weil der Reinigungsbetrieb die Regel falsch anwendet. Der Betrieb schuldet die Steuer dann weiterhin selbst, und der Fehler fällt spätestens bei einer Prüfung auf.
Abgelaufene Bescheinigung. Die Zusammenarbeit läuft jahrelang weiter, die Bescheinigung nicht. Wer das Gültigkeitsdatum nicht nachhält, riskiert falsch ausgestellte Rechnungen für ganze Zeiträume.
Kleinunternehmer übersehen die Steuerschuld. Ein kleiner Reinigungsbetrieb nach § 19 UStG gibt Aufträge an einen Subunternehmer weiter und meldet die Steuer nicht an, weil er glaubt, als Kleinunternehmer mit Umsatzsteuer nichts zu tun zu haben. Die Steuer wird dann samt Zinsen nachgefordert.
Für den Vergleich mehrerer Angebote heißt das: Achten Sie darauf, ob die Preise netto oder brutto angegeben sind, und rechnen Sie alle Angebote auf dieselbe Basis um. Wie Sie Reinigungsangebote darüber hinaus sauber gegenüberstellen, erklärt der Ratgeber Reinigungsangebote vergleichen. Suchen Sie einen Betrieb für Ihre Büroreinigung, gilt für Sie in aller Regel die normale Rechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer.
Häufig gestellte Fragen
Gilt § 13b UStG für jede Reinigungsrechnung an ein Unternehmen?
Was ist die Bescheinigung USt 1 TG?
Welcher Hinweis muss auf die Rechnung?
Muss auch ein Kleinunternehmer die Steuer nach § 13b zahlen?
Was passiert, wenn trotz § 13b Umsatzsteuer auf der Rechnung steht?
Fazit: Die Regel betrifft fast nur Reinigungsfirmen untereinander
§ 13b UStG verlagert die Umsatzsteuer bei Gebäudereinigung auf den Auftraggeber, aber nur, wenn dieser selbst nachhaltig Gebäudereinigung erbringt. Für die meisten Auftraggeber ändert sich nichts. Für Haupt- und Subunternehmer entscheiden eine gültige Bescheinigung USt 1 TG, der korrekte Rechnungshinweis und ein Blick auf das Ablaufdatum darüber, ob die Umsatzsteuer richtig läuft. Im Einzelfall klärt die Steuerberatung, wie Ihre Verträge einzuordnen sind.
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