Ein Reinigungsplan legt je Raumgruppe fest, was wann von wem gereinigt wird, und lässt sich in fünf Schritten erstellen: Räume und Flächen erfassen, Tätigkeiten und Frequenz festlegen, Zuständigkeit zuweisen, Nachweis vereinbaren und den Plan regelmäßig prüfen. Wer ihn selbst schreibt, spart sich spätere Diskussionen darüber, was zum Auftrag gehört. Wer ihn dem Betrieb überlässt, bekommt oft einen allgemeinen Text, der im Streitfall nichts belegt. Dieser Ratgeber zeigt den Ablauf, eine Vorlage als Tabelle und den Unterschied zum Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung.
Was ist ein Reinigungsplan und wozu braucht ihn ein Unternehmen?
Ein Reinigungsplan ist die Arbeitsanweisung für den laufenden Betrieb. Er beantwortet pro Bereich vier Fragen: Was wird gereinigt, wie oft, womit und wer erledigt es. Er hängt in der Praxis nicht im Schrank, sondern liegt dort aus, wo gearbeitet wird, und dient als Vorlage für die Einsatzkraft ebenso wie als Prüfgrundlage für Sie.
Drei Gründe sprechen für einen schriftlichen Plan. Erstens wird eine Leistung nur dann vergleichbar und prüfbar, wenn sie beschrieben ist. Zweitens wechseln Reinigungskräfte, und der Plan hält fest, was sich nicht von Person zu Person weitergeben lässt. Drittens ist er der Maßstab, an dem Sie bei Mängeln die Nachbesserung festmachen.
Wie erstellen Sie einen Reinigungsplan in fünf Schritten?
- Räume erfassen. Gehen Sie das Objekt ab und listen Sie jeden Raum mit Fläche in Quadratmetern und Bodenbelag. Fassen Sie gleichartige Räume zu Gruppen zusammen, etwa Büros, Flure, Sanitär, Teeküche, Besprechungsräume und Eingang.
- Tätigkeiten festlegen. Schreiben Sie je Raumgruppe auf, was getan wird, zum Beispiel Boden saugen, feucht wischen, Papierkörbe leeren, Tischflächen abwischen, Armaturen reinigen.
- Frequenz bestimmen. Ordnen Sie jeder Tätigkeit einen Rhythmus zu: täglich, wöchentlich, vierzehntägig, monatlich, quartalsweise oder jährlich.
- Zuständigkeit und Nachweis regeln. Wer führt die Tätigkeit aus, wer kontrolliert, und womit wird der Einsatz belegt, etwa per Unterschrift oder Abzeichnung auf dem Plan.
- Prüfen und anpassen. Legen Sie fest, wann der Plan überprüft wird, zum Beispiel einmal im Jahr oder nach jeder Änderung der Raumnutzung.
Je genauer Schritt 1 gelingt, desto leichter fällt der Rest. Ein Raumbuch mit Flächen und Belägen ist außerdem die Grundlage jedes Angebots. Wie der Plan als Anlage in den Vertrag gehört, zeigt die Checkliste für den Unterhaltsreinigungsvertrag.
Wie sieht eine Vorlage als Tabelle aus?
Die folgende Tabelle ist ein Muster für ein Büro mit Teeküche. Übernehmen Sie Spalten und Aufbau, passen Sie Tätigkeiten und Rhythmen an Ihr Objekt an. Die Werte sind Beispiele, keine Vorgabe.
| Raumgruppe | Tätigkeit | Frequenz | Zuständig | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| Büros | Boden saugen oder feucht wischen | 2× pro Woche | Reinigungskraft | Abzeichnung je Einsatz |
| Büros | Papierkörbe leeren | 2× pro Woche | Reinigungskraft | Abzeichnung je Einsatz |
| Büros | Tischflächen, wenn frei geräumt | 1× pro Woche | Reinigungskraft | Abzeichnung je Einsatz |
| Sanitär | WC, Waschbecken, Spiegel, Boden | 2× pro Woche | Reinigungskraft | Abzeichnung je Einsatz |
| Sanitär | Verbrauchsmaterial auffüllen | Bei jedem Einsatz | Reinigungskraft | Abzeichnung je Einsatz |
| Teeküche | Spüle, Arbeitsflächen, Boden | 2× pro Woche | Reinigungskraft | Abzeichnung je Einsatz |
| Teeküche | Kühlschrank innen | Monatlich | Büro, intern | Eintrag im Plan |
| Flur, Eingang | Boden wischen, Glastüren abwischen | 1× pro Woche | Reinigungskraft | Abzeichnung je Einsatz |
| Gesamtes Objekt | Heizkörper, Türzargen, Sockelleisten | Quartalsweise | Reinigungskraft | Abzeichnung je Quartal |
| Gesamtes Objekt | Grundreinigung der Böden | 1× pro Jahr | Fachbetrieb | Abnahme durch Auftraggeber |
Trennen Sie wiederkehrende Leistungen von Turnusleistungen. Alles, was nicht bei jedem Einsatz anfällt, braucht eine eigene Zeile mit eigenem Rhythmus, sonst gerät es aus dem Blick. Ein häufiger Fehler ist die Ablage von Turnusarbeiten unter „bei Bedarf“. Das Wort „Bedarf“ definiert niemand.
Wie legen Sie die Frequenz je Raumgruppe fest?
Die Frequenz folgt der Nutzung, nicht der Gewohnheit. Sanitärräume und Teeküchen sind hygienisch am empfindlichsten und werden öfter gereinigt als Büros ohne Publikumsverkehr. Eingänge und Flure verschmutzen je nach Laufwegen schnell, Besprechungsräume dagegen oft kaum.
Als Orientierung, wie die Mustertabelle sie ansetzt: Sanitär und Teeküche zweimal pro Woche, Büroböden ein- bis zweimal pro Woche, Tischflächen nur nach Freiräumen, Heizkörper und Türzargen quartalsweise. Mit der Frequenz steigt der Preis. Wer wöchentlich reinigen lässt, zahlt im Büro rund 0,80 bis 2,50 Euro pro Quadratmeter und Monat, wer täglich reinigt, liegt bei 2,20 bis 4,00 Euro (Marktschätzung der Redaktion, netto). Prüfen Sie deshalb pro Raumgruppe, ob die höhere Frequenz tatsächlich nötig ist.
Wie lange eine Einsatzkraft für Ihre Räume braucht, können Sie über die Flächenleistung abschätzen: Im möblierten Büro sind es rund 150 bis 250 Quadratmeter pro Stunde, in Sanitärbereichen nur 50 bis 100. Ein Plan, der für 300 Quadratmeter Büro und zwei WCs eine Stunde Einsatzzeit vorsieht, ist deshalb nicht erfüllbar.
Worin unterscheidet sich der Reinigungsplan vom Leistungsverzeichnis?
Beide beschreiben Leistungen, aber für unterschiedliche Zwecke und Leser. Das Leistungsverzeichnis gehört in die Ausschreibung: Es legt fest, was Anbieter anbieten sollen, und macht ihre Preise vergleichbar. Der Reinigungsplan gehört in den laufenden Betrieb: Er sagt der Einsatzkraft, was heute zu tun ist, und Ihnen, was Sie prüfen.
| Merkmal | Leistungsverzeichnis | Reinigungsplan |
|---|---|---|
| Zweck | Angebote vergleichbar machen | Alltag steuern und prüfen |
| Leser | Anbieter, die kalkulieren | Einsatzkraft und Auftraggeber |
| Zeitpunkt | Vor der Vergabe | Ab Vertragsbeginn, laufend |
| Detailgrad | Raumgruppen, Flächen, Frequenzen, Preisblatt | Tätigkeiten je Raum mit Abzeichnung |
| Änderung | Mit neuer Ausschreibung | Bei Nutzungsänderung, ohne neue Vergabe |
In der Praxis speist das eine das andere. Aus dem Leistungsverzeichnis wird nach der Vergabe der Reinigungsplan, nur feiner aufgelöst. Wie das Verzeichnis aufgebaut ist, steht im Ratgeber zur Ausschreibung mit Leistungsverzeichnis. Den Plan können Sie dem Vertrag über die Unterhaltsreinigung als Anlage beifügen.
Wie belegen Sie, dass gereinigt wurde?
Ein Plan ohne Nachweis wirkt nur auf dem Papier. Am einfachsten ist die Abzeichnung: Die Einsatzkraft trägt Datum, Uhrzeit und Kürzel in eine Liste am Objekt ein. Bei größeren Objekten kommen digitale Nachweise per App oder Scan hinzu, die aber nur sinnvoll sind, wenn Sie sie auch auswerten.
Der Nachweis zeigt, dass jemand da war, nicht dass das Ergebnis stimmt. Für die Qualität brauchen Sie zusätzlich eine Stichprobe. Ein Rahmen dafür ist ein Messsystem nach DIN EN 13549, das Prüfpunkte, Stichprobenumfang und Bewertung beschreibt. Die Norm gibt keine festen Sauberkeitswerte vor, sie liefert das Verfahren, mit dem Sie Ergebnisse vergleichbar bewerten.
Kontrollieren Sie auf drei Wegen: durch unangekündigte Begehungen mit Checkliste, durch eine feste Rückmeldestelle für Mitarbeitende und durch ein kurzes Gespräch mit dem Betrieb alle drei Monate. Mängel gehören schriftlich festgehalten, mit Raum und Foto.
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in einen Reinigungsplan?
Wer erstellt den Reinigungsplan, Auftraggeber oder Reinigungsfirma?
Wie oft muss ein Reinigungsplan aktualisiert werden?
Muss die Reinigungskraft jeden Einsatz abzeichnen?
Reicht eine Vorlage aus dem Internet?
Fazit: ein Plan, den man kontrollieren kann
Ein guter Reinigungsplan ist kurz genug, um an der Wand zu hängen, und genau genug, um bei Mängeln darauf zu verweisen. Erfassen Sie Räume, legen Sie Tätigkeit und Frequenz je Raumgruppe fest, vereinbaren Sie Zuständigkeit und Nachweis und prüfen Sie ihn jährlich. Verknüpfen Sie ihn mit dem Vertrag, damit beide Dokumente dasselbe sagen.
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