Ein naheliegender Schutz vor ungewollten Einblicken ist, dass vertrauliche Unterlagen gar nicht offen liegen: Akten wegschließen, Bildschirme sperren, Zugang und Schlüssel schriftlich regeln und die Reinigungskräfte zur Verschwiegenheit verpflichten lassen. Eine Reinigungskraft kann außerhalb der Bürozeiten allein in Räumen arbeiten, in denen Personalakten, Verträge und offene Bildschirme sichtbar sein können. Dieser Ratgeber zeigt, wo die Risiken liegen, was eine Verschwiegenheitserklärung leisten kann und was Sie als Auftraggeber vom Betrieb verlangen können.
Wo entsteht bei der Reinigung ein Datenschutzrisiko?
Die Reinigung braucht Zugang zu genau den Räumen, in denen gearbeitet wird. Dabei ergeben sich vier Berührungspunkte:
- Offene Unterlagen: Akten, Notizzettel, Ausdrucke oder Post auf Schreibtischen.
- Bildschirme: Nicht gesperrte Rechner, auf denen Inhalte zu sehen sind.
- Räume und Schränke: Büros der Personalabteilung, Geschäftsführung oder Buchhaltung, Archive, Serverschränke.
- Schlüssel und Codes: Wer den Zugang hat, kann ihn verlieren oder weitergeben. Zur Haftung beim Schlüsselverlust lesen Sie den Beitrag zur Schlüsselübergabe an die Reinigungsfirma.
Das heißt nicht, dass Reinigungskräfte unzuverlässig wären. Es geht darum, Zugang und Unterlagen bewusst zu regeln, statt es dem Zufall zu überlassen.
Die Zahlen beschreiben den Aufbau dieses Beitrags, keine Statistik.
Was können Sie selbst organisatorisch tun?
Viele Maßnahmen liegen bei Ihnen selbst:
- Clean Desk: Wer den Arbeitsplatz abends aufräumt, nimmt Unterlagen aus der Sichtweite. Das gilt auch für Notizen mit Zugangsdaten.
- Bildschirm sperren: Rechner beim Verlassen des Platzes sperren und abends herunterfahren.
- Schränke abschließen: Personalakten, Verträge und Unterlagen mit sensiblen Angaben gehören in abschließbare Schränke. Der Schlüssel bleibt im Unternehmen.
- Sensible Räume ausnehmen: Büros mit besonders vertraulichen Inhalten können abgeschlossen bleiben oder nur in Anwesenheit gereinigt werden.
- Abfall getrennt halten: Papier mit vertraulichem Inhalt kommt nicht in den normalen Papierkorb, sondern in die vorgesehene Entsorgung.
Auch die Einsatzzeit spielt eine Rolle: Wird tagsüber gereinigt, sind möglicherweise Mitarbeitende anwesend, die offen liegende Unterlagen bemerken, die Kräfte können aber den Betrieb stören. Abends arbeitet die Reinigungskraft gegebenenfalls allein im Haus, dafür ungestört. Beides lässt sich vertretbar organisieren, wenn Zugang und Sperrbereiche klar geregelt sind.
Eine kurze Hausregel für die Belegschaft ist ein guter Anfang. Sie macht für alle sichtbar, was im Büro abends nicht offen liegen soll.
Welche Rolle spielt die Verschwiegenheitserklärung?
In einer schriftlichen Verschwiegenheitserklärung (umgangssprachlich auch Schweigepflicht genannt) halten Einsatzkräfte fest, nichts weiterzugeben, was sie bei der Arbeit sehen oder hören. Sie sollte vor dem ersten Einsatz vorliegen und für alle Kräfte gelten, die in Ihrem Objekt arbeiten, auch für Vertretungen. Praktisch sinnvoll ist, den Betrieb im Vertrag zu verpflichten, jede neue Einsatzkraft vorab zu verpflichten und Ihnen das auf Verlangen zu bestätigen.
Die Erklärung ersetzt keine Organisation, denn sie verhindert nicht, dass Unterlagen offen liegen. Sie ist ein Baustein neben dem Wegschließen. Welche Rechtsfolgen eine Verletzung im Einzelfall hat, lässt sich hier nicht pauschal sagen. Das ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Wann gelten besondere Regeln für Berufsgeheimnisse?
Für bestimmte Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte und Steuerberater gibt es im Strafgesetzbuch eine eigene Vorschrift. Nach § 203 Absatz 1 StGB wird bestraft, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm unter anderem als Arzt, Rechtsanwalt oder Steuerberater anvertraut worden oder sonst bekannt geworden ist. Nach Absatz 4 Satz 1 wird auch bestraft, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm „bei der Ausübung oder bei Gelegenheit seiner Tätigkeit als mitwirkende Person“ (der Satz nennt danach noch Datenschutzbeauftragte) bekannt geworden ist. Ebenso wird nach Absatz 4 Satz 2 Nummer 1 bestraft, wer als in Absatz 1 oder 2 genannte Person „nicht dafür Sorge getragen hat, dass eine sonstige mitwirkende Person“, die ein Geheimnis unbefugt offenbart, „zur Geheimhaltung verpflichtet wurde“. Die Vorschrift enthält dazu eine Ausnahme für sonstige mitwirkende Personen, die selbst in Absatz 1 oder 2 genannt sind.
Ob ein Reinigungsbetrieb in Ihrem Fall als mitwirkende Person gilt und was das für Ihre Praxis oder Kanzlei bedeutet, ist eine Auslegungsfrage, die dieser Beitrag nicht beantwortet. Das gehört in die Hand Ihrer Kammer, Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung. Der Hinweis ist eine allgemeine Einordnung, keine Beratung. Wer in einer Praxis reinigen lässt, findet organisatorische Punkte auch bei der Praxisreinigung.
Was können Sie vom Reinigungsbetrieb verlangen?
Sinnvoll ist es, diese Punkte im Vertrag zu vereinbaren:
| Punkt | Inhalt im Vertrag |
|---|---|
| Verschwiegenheit | Schriftliche Verpflichtung aller Einsatzkräfte, auch Vertretungen |
| Namentliche Einsatzkräfte | Wer arbeitet in Ihrem Objekt, Änderungen werden vorab gemeldet |
| Schlüssel und Codes | Übergabeprotokoll, keine Weitergabe, sichere Aufbewahrung |
| Sperrbereiche | Räume, die nicht betreten oder nur in Anwesenheit gereinigt werden |
| Meldung von Vorfällen | Verlust eines Schlüssels, Auffälligkeiten oder Zugriff auf Unterlagen sofort melden |
| Nachweis | Die Verpflichtung wird auf Anforderung bestätigt |
Nicht jede Regel passt zu jedem Objekt, der Umfang richtet sich nach Ihren Räumen und Daten. Nehmen Sie die Punkte als Anlage in den Vertrag auf. Zum Aufbau eines Vertrags hilft die Checkliste zum Unterhaltsreinigungsvertrag. Zur Frage, wer bei einem Schaden haftet, hilft der Beitrag Schaden durch die Putzfrau: Wer haftet?.
Wie kontrollieren Sie, dass die Regeln eingehalten werden?
Kontrolle heißt hier Stichprobe und Gespräch, nicht Überwachung. Prüfen Sie nach dem Einsatz, ob gesperrte Räume verschlossen blieben und ob alles an seinem Platz liegt. Halten Sie Abweichungen schriftlich fest und besprechen Sie sie mit der Ansprechperson des Betriebs. Ein fester Termin für ein kurzes Feedback nach einigen Wochen kann helfen, dass Kleinigkeiten nicht liegen bleiben. Weitere Hinweise zur laufenden Prüfung finden Sie im Lexikon unter Qualitätssicherung.
Häufig gestellte Fragen
Muss die Reinigungskraft eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben?
Darf die Reinigungskraft Akten oder Bildschirme einsehen?
Sollte ich sensible Räume von der Reinigung ausnehmen?
Was tun, wenn ein Schlüssel verloren geht?
Sollte ich den Datenschutzbeauftragten einbinden?
Fazit: Organisation vor Vertrauen
Datenschutz bei der Reinigung beginnt bei Ihnen: Unterlagen wegschließen, Bildschirme sperren, sensible Räume ausnehmen. Ergänzen Sie das durch eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung, klare Regeln zu Schlüsseln und Zugang und eine Stichprobe nach dem Einsatz. Bei Berufsgeheimnissen holen Sie Rat ein, denn dort gelten besondere Vorschriften.
Beantworten Sie 8 kurze Fragen. Gibt es in Ihrer Region einen geprüften Partnerbetrieb, stellen wir kostenlos den Kontakt her. Wenn nicht, sagen wir es Ihnen offen.
