Reinigungskosten umlegen: was Vermieter abrechnen dürfen

Umlagefähig sind laufende Reinigungskosten nach § 2 Nr. 9 der Betriebskostenverordnung, also die regelmäßige Gebäudereinigung, sofern die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Nicht umlagefähig sind einmalige Sonderreinigungen, Instandsetzung und Verwaltungsaufwand. Diese Grenze klingt eindeutig, wird in der Praxis aber ständig überschritten: Die Grundreinigung nach einem Leerstand landet in der Abrechnung, der Hauswart wird gleich zweimal berechnet, und der Verteilerschlüssel wechselt von Jahr zu Jahr. Dieser Ratgeber zeigt, was Sie als Vermieter oder Hausverwaltung wirklich ansetzen dürfen, wie ein sauberes Rechenbeispiel aussieht und welche Fristen für beide Seiten gelten.

Was regelt die Betriebskostenverordnung?

Die Betriebskostenverordnung listet in § 2 abschließend 17 Kostenarten auf, die als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden dürfen. Für die Reinigung sind drei Positionen relevant.

Zwei Voraussetzungen müssen zusammenkommen, damit überhaupt umgelegt werden darf. Erstens braucht es eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag nach § 556 Abs. 1 BGB. Fehlt sie, ist die Miete eine Inklusivmiete, und die Reinigungskosten trägt der Vermieter selbst, auch wenn die Abrechnung jahrelang unbeanstandet geblieben ist. Zweitens muss es sich um laufend entstehende Kosten handeln, so definiert § 1 Abs. 1 BetrKV den Begriff. Genau daran scheitern die meisten strittigen Positionen.

Welche Reinigungsleistungen sind umlagefähig?

Die Trennlinie verläuft zwischen dem regelmäßigen Erhalt der Sauberkeit und allem, was den Zustand des Gebäudes wiederherstellt oder verbessert.

Die häufigste Fehlbuchung ist die einmalige Sonderreinigung. Wird ein völlig verschmutztes Treppenhaus nach dem Auszug einer Partei einmal gründlich instand gesetzt, ist das keine laufend entstehende Betriebskostenposition, sondern Instandsetzung nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV. Sie bleibt beim Eigentümer, selbst wenn ein Reinigungsbetrieb sie ausgeführt hat. Der Unterschied zwischen der laufenden Unterhaltsreinigung und einer einmaligen Grundreinigung ist damit nicht nur ein Fachbegriff, sondern entscheidet über mehrere hundert Euro in der Abrechnung.

Ebenso wenig umlagefähig sind Verwaltungskosten. Wenn die Hausverwaltung Angebote einholt, den Reinigungsvertrag verhandelt und die Qualität kontrolliert, ist das Verwaltungsleistung nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV. Nur die Rechnung des Reinigungsbetriebs selbst geht in die Umlage.

Das Doppelansatzverbot bei Hauswartkosten

Der teuerste Fehler in Betriebskostenabrechnungen steckt in § 2 Nr. 14 BetrKV. Dort steht ausdrücklich, dass Arbeiten, die der Hauswart ausführt und die bereits unter einer anderen Nummer berücksichtigt werden können, nicht zusätzlich angesetzt werden dürfen. Übersetzt heißt das: Wenn Ihr Hauswart das Treppenhaus wischt und Sie diese Leistung in seiner Pauschale bezahlen, dürfen Sie daneben keine zweite Position für Gebäudereinigung abrechnen.

Praktisch bedeutet das eine Aufteilung der Hauswartpauschale. Ein Hausmeisterservice kostet 25 bis 45 Euro pro Stunde oder 15 bis 35 Euro je Wohneinheit und Monat, und in dieser Pauschale stecken regelmäßig auch nicht umlagefähige Anteile für Kleinreparaturen. Verlangen Sie vom Dienstleister eine Rechnung, die zwischen laufenden Grundleistungen und Reparaturanteilen trennt. Fehlt diese Aufteilung, tragen im Streitfall Sie die Darlegungslast, und ohne belastbare Aufteilung kann die gesamte Position kippen.

Welcher Verteilerschlüssel gilt?

Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Das ist der gesetzliche Auffangschlüssel aus § 556a Abs. 1 BGB. Alternativ sind Schlüssel nach Wohneinheiten oder nach Personenzahl möglich, sie müssen dann aber im Mietvertrag stehen.

Für die Reinigung ist der Einheitenschlüssel oft der sachgerechtere, weil die Nutzung des Treppenhauses kaum von der Wohnungsgröße abhängt. Rechtlich zulässig ist er nur, wenn er vereinbart wurde. Wichtig ist vor allem eines: Der einmal gewählte Schlüssel bleibt stehen. Ein Wechsel mitten in der Vermietung ohne Zustimmung der Mieter ist ein klassischer Anfechtungsgrund.

Rechenbeispiel für ein Haus mit acht Einheiten

Angenommen, ein Mehrfamilienhaus hat acht Wohneinheiten und 560 Quadratmeter Wohnfläche. Die Treppenhausreinigung läuft wöchentlich und kostet 12 Euro je Wohneinheit und Monat, der Hauswart erhält 25 Euro je Wohneinheit und Monat. Nach einem Auszug wurde das Treppenhaus einmalig grundgereinigt, Kosten 480 Euro.

Umgelegt auf 560 Quadratmeter ergeben 3.072 Euro rund 5,49 Euro pro Quadratmeter und Jahr. Für eine Wohnung mit 70 Quadratmetern sind das 384 Euro im Jahr oder 32 Euro im Monat. Die beiden nicht umlagefähigen Positionen über zusammen 960 Euro bleiben beim Eigentümer. Wer sie mit abrechnet, riskiert nicht nur die Rückzahlung dieser Position, sondern die Nachprüfung der gesamten Abrechnung.

Nicht vergessen: Auch der Winterdienst gehört als laufende Leistung in die Umlage, wenn er im Mietvertrag als Betriebskostenposition benannt ist. Für ein Einfamilienhaus liegen die Saisonkosten bei 300 bis 900 Euro, bei Mehrfamilienhäusern richtet sich der Preis nach der zu räumenden Gehweg- und Zufahrtsfläche.

Welche Fristen gelten für die Abrechnung?

Über die Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, so schreibt es § 556 Abs. 3 BGB vor. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss dagegen auch nach Fristablauf ausgezahlt werden.

Zusätzlich gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot. Vermieter dürfen nicht beliebig teuer einkaufen und die Rechnung durchreichen. Ein Reinigungsvertrag, der deutlich über dem Marktniveau liegt, ohne dass es dafür einen sachlichen Grund gibt, ist angreifbar. Praktisch heißt das: Holen Sie in einem Turnus von zwei bis drei Jahren Vergleichsangebote ein und dokumentieren Sie die Vergabeentscheidung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung der Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei strittigen Positionen oder ungewöhnlichen Vertragskonstellationen ist eine anwaltliche Prüfung des Einzelfalls der sichere Weg.

Häufig gestellte Fragen

Fazit: Laufend ja, einmalig nein

Die Umlagefähigkeit von Reinigungskosten entscheidet sich an zwei Fragen: Steht die Umlage im Mietvertrag, und entsteht die Leistung laufend? Wer diese beiden Punkte vor jeder Abrechnung prüft, den Hauswartanteil sauber aufteilt und den Verteilerschlüssel unverändert lässt, hat die drei häufigsten Angriffspunkte bereits ausgeräumt. Ein transparent kalkulierter Reinigungsvertrag mit getrennt ausgewiesenen Positionen ist dabei die beste Vorbereitung auf jede Belegeinsicht.